GTD（Getting Things Done）

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GTD（Getting Things Done）とは個人用のワークフロー管理システムである。デビッド・アレン（David Allen）によって同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』（2002年）の中で提唱された。

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以前は、システム手帳を使い、スケジュール管理やタスク管理をしていたが、いつでも、どこでも、閲覧、更新をするため、現在はすべてをWEBサービスで行っている。

最近は、iPhoneという強力なビジネスツールを手に入れたことで、基本的にPCとiPhoneでビジネス管理のすべてを行っている。
メモ帳というアナログツールはだけは継続して使っている。
入力するまでの『忘却』を防止するためだ。
やはり、いつでもどこでも『ささっ』とメモるには、メモ帳というアナログツールのほうが圧倒的に早い。

WEBサービスの選択のポイントは、操作性がよいこと、リマインダー機能があり、忘れない仕組みを自動化できること。
スケジュールはGoogleカレンダー、タスク管理は、Remenber The Milkを使っている。

Remenber The Milk
http://www.rememberthemilk.com/

さて、タスク管理の方法ですが、私はGTDという方法を導入している。さまざまなタスク管理手法があるが、これが一番手がかからず、楽チン。

仕事の管理を極限まで楽チンにすることで、頭の中を空っぽにして、クリエイティブな作業をさせるのが狙いです。
仕事に追われると、いいアイデアは生まれない。
だから、タスク管理はシステム化して、勝手にまわるようにする。

具体的な方法は以下の手順だ。

１）頭の中のやるべきことを吐き出す
２）処理の種類によりリストに分ける
　　　　まず、２分以内にできることは、その場で処理
　　　　あとは、
　　　　　１）アクション　　　自分でやること
　　　　　２）連絡待ち　　　　誰かに頼んだこと
　　　　　３）カレンダー　　　いまやらないけど、いつやるか決まってること
　　　　　４）プロジェクト　　複数のタスクが発生する仕事の塊
　　　　　５）いつか　　　　　とりあえず、今やんなくていいや
　　　　　６）資料　　　　　　タスクというより参考にしましょ、というもの

頻繁につかうのが、『アクション』と『連絡待ち』
私は、やるべきことを行動レベルでタスク化している。

例えば
“部下の○○さんに、取引先AにXXの催促するよう指示する”
部下に指示を出すまでは、アクションリストに入れ、
指示を出した後は部下からの報告待ちになるので
連絡待ちリストに入れる。

この一連の作業をRemember The Milkで行うわけだ。

iPhoneアプリはこんな感じ↓

あとは、日々この作業を繰り返すだけなので、処理もれはゼロになる。
もちろん、やるべき仕事の期限越えなどありえない。

仕事に事務はつきものだが、これを効率化することで
ヒマな時間をつくり出し『ぼーーーーーーーーーーっと』することで
戦略・戦術を考える時間をつくる。

私は「忙しい」と言う人が大嫌いだ。

Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~

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