(1) 4つのフォルダを作る
My Documentsフォルダの中に、「@Inbox」「@Outbox」「@作業中」「@保管庫」という4つのフォルダを作ります。「@」マークを付けるのは、名前順で並び替えたときに見つけやすくするためです。この4つのフォルダのショートカットをデスクトップに配置します。
(2) @Inboxフォルダと@Outboxフォルダの使い方
@Inboxフォルダ(書類受け)には、新しく作成したファイルや、ダウンロードしたファイルをとりあえず保存します。各アプリケーションのデフォルトの保存場所やダウンロード場所として設定しておくと便利です。@Inboxフォルダの中身は定期的に見直し、捨てるものは捨て、取っておく必要があるものは後述する@作業中フォルダに移動します。
@Outboxフォルダ(送信箱)には、メールに添付するために一時的に別名で保存したファイルや、圧縮したファイル、PDF化した書類、ブログにアップロードするために縮小した画像などを保存します。これらのファイルは用が済んだら削除します。
(3) @作業中フォルダと@保管庫フォルダの使い方
@作業中フォルダには、現在進行中の仕事に関するファイルを保存します。プロジェクト(仕事)ごとにフォルダを作成し、その中にファイルを入れます。フォルダの名前には「メ メタボリックシンドロームの資料」、「し 新任マネジャー研修の資料(2007年)」のようにカナ文字で頭文字を付けておくと、名前順で並べたときに探しやすくなります。作業が完了したプロジェクトのフォルダは@保管庫へ移動します。
(4) ファイルはデスクトップ検索で探す
Mac OS XやWindows Vistaには優れた検索システムが搭載されています。検索キーワードを入力すると、その語句を含むファイルが瞬時に表示されます。Windows XpやWindows 2000のユーザーにはGoogleデスクトップ検索の使用をおすすめします。「企画書.txt」「メモ.txt」というファイル名ではなく、「A社企画書（2007年１月）.txt」「ファイル管理についてのブログ記事のメモ.txt」というふうに、一目で分かるようにしておくと便利です。
(5) スマート検索フォルダを賢く利用する
Mac OS XやWindows Vistaには、設定した条件に合うファイルを自動的に表示する、スマート検索フォルダという機能があります。例えば「1日以内に開いたファイル」という条件を設定しておくと、作業中のファイルに素早くアクセスできます。また、作業中のプロジェクトに関するキーワードを登録しておくと、関連ファイルを見つけるのがとても楽になります。
